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Eckstein, D., J. Rückert, I. Heinrich u. B. Lerche: Vorlagengestaltung - Bestandteil der Einsatzvorbereitung der Mikrofilmtechnik. Organisation 14 (1980), 39 -40

Erkenntnisse einer Untersuchung zur mikrofilmgerechten Patientenakte an der Medizinischen Akademie Magdeburg.

Der Einsatz der Mikrofilmtechnik, für den es auch in den örtlichen Staatsorganen bereits eine Reihe guter Anwendungsbeispiele gibt, hat eine wachsende Bedeutung. Um einen rationellen Einsatz bei der Verfilmung des unterschiedlichsten Schriftgutes zu erreichen, bedarf es jedoch entsprechender Überlegungen, um die notwendigen organisatorischen Vorraussetzungen zu gewährleisten. Die im folgenden Artikel abgehandelte Problematik der mikrofilmgerechten Vorlagengestaltung wird an einem Beispiel aus dem Gesundheitswesen dargestellt, hat jedoch ausgehend von den Anforderungen an die äußere Gestaltung der Schriftstücke für die Verfilmung eine allgemein verbindliche Aussage. Die Autoren des Artikels gehören einer Arbeitsgruppe für Mikrofilmtechnik des Ministeriums für Hoch- und Fachschulen der DDR an, die sich mit dem Themenkomplex "Mikrofilmtechnik in der medizinischen Betreuung" beschäftigt.

In der täglichen Praxis dient die Patientenakte dazu, Arzt und mittlerem medizinischen Personal patientenbezogene Informationen schnell und umfassend zu vermitteln. Die "konservative" Archivierung der immer umfangreicher werdenden Akten stellt die Einrichtungen jedoch vor echte Raumsorgen. Da sich zur Lösung dieser Probleme die Anwendung von Mikrofilmen auf den ersten Blick geradezu aufdrängt, ist seit geraumer Zeit mit der Bearbeitung dieser Aufgabenstellung begonnen worden. In der DDR sind neben den Veröffentlichungen vom Kreiskrankenhaus Forst (1) Aktivitäten auch aus anderen Einrichtungen bekannt geworden, so z. B. von der Medizinischen Akademie Magdeburg (2), der Friedrich-Schiller-Universität Jena, dem Bezirkskrankenhaus Schwerin und der Poliklinik des Kombinates Keramische Werke Hermsdorf. Gleichzeitig wurde ermittelt, daß großes Interesse an der Nutzung von Mikrofilmen zur Archivierung von Patientenakten besteht. Demgegenüber sollte aber betont werden, daß noch eine ganze Reihe von Problemen bei der Einführung des Rationalisierungsmittels Mikrofilm in der DDR existieren. Dabei sind besondere Aspekte der materiell-technischen Basis, ungenügende Kenntnisse der Nutzer und nicht ausreichende Kooperationsbeziehungen zu erwähnen. Der manchmal vorherrschende Glaube mit dem Kauf einer Mikrofilmkette schnell Archivierungsprobleme lösen zu können, ist irrig. Einerseits sollte es darum gehen, die Mikrofilmtechnik als Rationalisierungsmittel zu nutzen, andererseits ist zu verzeichnen, daß die veränderte Technologie bei der Archivierung nicht zu unterschätzende Einsatzvorbereitungen erfordert. Dabei kommt der mikrofilmgerechten Gestaltung der Patientenakte ein besonderer Stellenwert zu, da diese im allgemeinen weitaus variationsreicher ist, als z. B. Vorlagen aus anderen Bereichen der Volkswirtschaft. Deshalb erscheint eine nähere Beleuchtung dieser Problematik nötig.

Untersuchungsobjekt: 100 Patientenakten

Einer Untersuchung der Medizinischen Akademie Magdeburg lagen 100 Akten stationärer Patienten zugrunde. Die Verfilmung erfolgte mit DAT 16. Zur Qualitätskontrolle diente das Sichtgerät PENTAKTA R 100. Als Filmmaterial verwendeten wir den DK 5 (16 mm). Es erwies sich, daß die Akten im Rahmen der Aufgabenstellungen einer Hochschule wie der Medizinischen Akademie Magdeburg umfangreicher und differenzierter im Vergleich zu denen eines Kreiskrankenhauses gestaltet sind. Gleichzeitig konnte festgestellt werden, daß auch die Zahl der Mitarbeiter, die am Zustandekommen der Patientenakte beteiligt sind, größer ist. Insgesamt gesehen war eine gute Qualität der Dokumentation zu verzeichnen. Bei Einzelfällen fanden wir jedoch folgende Mängel bei der mikrofilmgerechten Gestaltung der Patientenakte:

1. - - - - - - -	Allgemeine Mängel Krankenblattvorderseite stark beschädigt; unleserliche Handschrift und Stempel; Fehlen und Unvollständigkeit des Arztbriefes; EKG unsauber geklebt, unleserlich beschriftet und nicht ausgewertet; Fieberkurve mit unsauberer Korrektur und nicht vollständig eingetragenen Laborbefunden; Röntgenbefunde unsauber eingeklebt.
2. - - - - -	Mikrofilmspezifische Mängel Teile der Patientenakte mittels Klammerhexe geheftet; Anwendung von Farben mit Symbolcharakter; Ablage von kontrastarmen handschriftlichen Durchschlägen mittels Blaupapier; Verwendung von Blei- und Kopierstiften; Kontrastarme Vordrucke (besonders der Farbe Rot. z. B. EKG-Raster).

Schriftgut muß bestimmten Qualitätskriterien entsprechen

Wie ersichtlich, waren eine ganze Reihe von allgemeinen Mängeln bei der Dokumentation von patientenbezogenen Informationen festzustellen. So ist eine schon im Original nicht entzifferbare Handschrift (sogenannte Arztschrift) zwangsläufig nach der Mikroverfilmung auch nicht lesbar. Die schlechte Handschrift ist eben ein Problem des Schreibers und kein Problem der Mikrofilmtechnik. Nicht nur allgemeine, sondern auch mikrofilmspezifische Mängel bei der Dokumentation haben einen negativen Einfluß auf die Qualität des Endproduktes Mikrofilm. Verständlich erscheint, daß die Verfilmung von zusammengeklammerten Teilen der Patientenakte aus rein technischer Sicht problematisch ist. Bei der Wiederauftrennung entstehen Beschädigungen und nicht selten Informationsverluste. Wie unsere Erfahrungen zeigen, hat sich für das Zusammenheften die Verwendung von Büroklammern bewährt. Bei umfangreichen Akten erscheinen Aktendullis günstig. Offensichtlich ist, daß Farben mit Symbolcharakter in der Vorlage bei der Verwendung von Schwarz-Weiß-Film nicht statthaft sind. Ein zentrales Problem der Mikrofilmtechnik ist die Forderung nach einer kontrastreichen Vorlage. Blei- und Kopierstift, handschriftliche Durchschläge mit Blaupapier und andere kontrastarme Dokumentationsmittel wurden in unseren Akten nicht selten verwendet. Günstige Ergebnisse erzielten wir mit Kugelschreiber und Faserstiften. Hinsichtlich der farblichen Gestaltung kann gesagt werden, daß Schwarz die besten Ergebnisse brachte. Gute Erfahrungen haben wir auch mit der Farbe Blau machen können. Nicht ohne Probleme ist die Verwendung des kontrastarmen Rot. Auf der einen Seite besitzt diese Farbe einen traditionellen Charakter bei der Dokumentation von medizinischen Daten (und ist aus diesem Grunde nicht selten schon auf Vordrucken vertreten), andererseits ist ihre Mikroverfilmung mit Dokumentfilm nur in schlechter Qualität möglich. Aus diesem Grunde haben wir versucht, bei der Dokumentation ohne Rot auszukommen. Dabei war festzustellen, daß die Patientenakten unübersichtlicher wurden. Darüber hinaus gelang es uns nicht, die an zentralen Stellen herangetragene Forderung, Vordrucke, bei denen Rot enthalten war, zu ändern und mikrofilmfreundlicher zu gestalten, unmittelbar durchzusetzen. Das Übermalen der Rotanteile jedoch bedeutet Mehrarbeit und entspricht nicht einer exakten Dokumentation. So sind wir in der Medizin gezwungen, uns in den nächsten Jahren auf einen gewissen Rotanteil der Patientenakten einzustellen. Zusammenfassend und schlußfolgernd kann gesagt werden, daß hohe Anforderungen an die Vorbereitung der Patientenakte zu stellen sind, da sie als Vorlage einen außerordentlich hohen Variationsreichtum besitzt. Als wichtiger Schritt ist bei der Einführung der Mikrofilmtechnik eine detaillierte Arbeitsordnung zur Gestaltung der Patientenakte für das betreffende Krankenhaus zu fordern. Aus den gleichen Gründen ist eine rückwirkende Verfilmung für die Archive der medizinischen Einrichtungen - also ohne konzentrierte Vorbereitung der Patientenakte - im allgemeinen nicht zu empfehlen. Da die bereits vorliegende TGL zur Gestaltung von Vorlagen für die Mikrofilmtechnik aus anderen Bereichen der Volkswirtschaft nur annähernd für die Patientenakten gelten, sind Ergänzungen bzw. Überarbeitungen nötig. Dabei werden die Erfahrungen, die einige medizinische Einrichtungen der DDR mit entsprechenden Arbeitsordnungen zur Vorlagengestaltung derzeit sammeln, nützlich sein. Zu gegebener Zeit werden wir darüber berichten. Aus der heutigen Sicht sind jedoch schon folgende grundsätzliche Forderungen zu nennen: Die Patientenakte ist geordnet, vollständig, abgeschlossen, lesbar und kontrastreich gestaltet an die Mikrofilmstelle zu übergeben. Die vom Institut für Sozialhygiene und Organisation des Gesundheitsschutzes zu erarbeitende Patientenakte, die in den nächsten Jahren für den stationären Bereich in der DDR gültig sein wird, sollte auch die Erfordernisse der Mikrofilmtechnik berücksichtigen.

1 Lerche, Bertram: Mikrofilmtechnik zum Nutzen der Patienten Organisation 1977/3. S 35-37, und Lerche, Bertram Mikrofilmtechnik und Lochstreifen statt umfangreicher Patientenakten Organisation !977/6 S.21-24
2 Schütz, J., Kleine, Ch. H.: Aufgaben bei der Vorbereitung eines mikrofilmorientierten Krankenblattarchivs Deutsches Gesundheitswesen, Berlin (1976) 31, S. 2492-2495

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