0. Vorbemerkung
An die Arbeitsgruppe "Archivierung von Krankenunterlagen" der GMDS wurde das Ansinnen herangetragen, eine "Musterarchivordnung" zu erstellen. Bereits der work-shop im Sommer 2009 in Berlin zeigte, dass eine große Zahl von differenzierten Meinungen, vermeintliche Anforderungen an o.g. Ordnung, so z.B. auch die Ausdehnung über den Sachverhalt der Archivierung der patientenbezogenen Information hinaus auf die Personalakten der Mitarbeiter im Krankenhaus und andere bürokratische Dokumente ins Gespräch gebracht wurde, vorlag.
Auch in der Folgezeit erhielt der Leiter der AG verschiedene, teilweise sich widersprechende Verlautbarungen.

Aus diesem Grunde erhob sich die Frage, ob es überhaupt einen Sinn macht, eine Archivordnung für die patientenbezogene Information zu erstellen.
Vorliegende Arbeit versucht, darauf eine Antwort zu geben.

1. Langjährige Erfahrungen mit Archivordnungen bei den Medien Papier und Film

1.1. Papier
Seit Menschengedenken wird Papier für die Archivierung verwendet. Aktuell dürften wohl die größten Erfahrungen die Bibliotheken und das Deutsche Staatsarchiv haben.
Was nun die patientenbezogene Information betrifft, so gibt es unzählige Jahre Erfahrungen praktisch in jedem Krankenhaus. Dem Datenschutz ist es zu danken, dass viele Musterarchivordnungen existieren, sozusagen im Krankenhaus nebenan.

1.2. Film
Anfang der 70er Jahre des vorigen Jahrhunderts wurde darüber nachgedacht, die Papierberge in den Archiven effektiv zu verkleinern. Es wurde ein spezieller Dokumentenfilm (auch Mikrofilm genannt) entwickelt.

In Deutschland gibt es wohl die herausragendsten Erfahrungen bei der Einlagerung von verfilmten Urkunden ("Deutsches Kulturgut") in einem Salzstollen im Süden der Republik, die durch die Firma HOFMAIER (München) vorgenommen wurde.
Auch bei Krankenhäusern existieren für den Film Archivordnungen teilweise mit über 30jährigen Erfahrungen.

2. Elektronische Speicherung
Mit Einführung der WORM-Technologie begann praktisch die Nutzung bei elektronischen Medien im großen Stil.
Durch Weiterentwicklungen, insbesondere in Zusammenhang mit stetig steigenden Speicherkapazitäten, entstanden andere Technologien, wobei die Information nicht selten mehrfach gespeichert wurde.
Zur Zeit wird getestet, wie die elektronische Signatur einen Nutzen bringen kann.
In Erprobung befindet sich auch, ob die Speicherung strukturierter Daten durch XML u.a. möglich ist.

Bereits vorliegend sind zum Thema Ordnungen folgende Verlautbarungen: Vor mehreren Jahren "Grundsätze" durch die damalige VOI.
Auch die AG "Archivierung von Krankenunterlagen" hat bereits einen "Leitfaden" erarbeitet, im Dezember 2009 ist eine nun dritte und verbesserte Auflage ins Auge gefasst worden.

3. Zusammenfassung
Grundsätzlich stellt sich erst einmal die Frage: Wie lange sollte archiviert werden? Auch hier ist der Patient in den Vordergrund zu stellen. Wie schon immer praktiziert, hat die Archivierung lebenslang zu geschehen. Die immer wieder an dieser Stelle diskutierte Verjährung gemäß Bürgerlichem Gesetzbuch (s. ab §194) ist eben eine rein juristische Festlegung und für medizinische Sachverhalte wenig hilfreich.




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