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Eckstein, D., U. Karsten u. B. Lerche: Zur aktiven Nutzung der Mikrofilmtechnik (MFT) im stationären Gesundheitswesen. Z. ärztl. Fortbild. 76 (1982), 801-802

Zusammenfassung

Es wird über Erfahrungen mit der aktiven Nutzung der MFT bei der Speicherung und Bereitstellung patientenbezogener Informationen am Nuklearmedizinischen Institut des Bezirkskrankenhauses Schwerin und am Kreiskrankenhaus Forst (Lausitz) berichtet. Auf den hohen Nutzeffekt durch die Anwendung von Mikrofilmen für medizinische Betreuung, Forschung und Lehre wird hingewiesen.

Sachwörter: Stationäres Gesundheitswesen, Mikrofilmtechnik, Nutzeffekte.

Wie unsere Erfahrungen zeigen, ist das Interesse der medizinischen Einrichtungen an dem Speichermedium Mikrofilm ständig gewachsen. Besonderes Augenmerk wird auf solche Systeme gerichtet, bei denen die mikroverfilmte patientenbezogene Information aktiv durch Arzt und mittleres medizinisches Personal genutzt wird. Am Institut für Nuklearmedizin des Bezirkskrankenhauses Schwerin und am Kreiskrankenhaus Forst (Lausitz) finden wir eine derartige Verfahrensweise: In den Archiven hat der Film das Papier weitgehend verdrängt. Die Nutzung der Erfahrungen dieser beiden Einrichtungen erscheint damit von hohem Wert für die weitere Verbreitung der MFT - Anwendung in der Medizin.

Institut für Nuklearmedizin am Bezirkskrankenhaus Schwerin

Das Institut ist ein klinischer Fachbereich des Bezirkskrankenhauses mit autarkem Befundarchiv (4). Die Anzahl der zu archivierenden Akten beträgt zur Zeit etwa 9000 pro Jahr. Es wird mit einer jährlichen Steigerung von 10 % gerechnet. Das Archivgut besteht im wesentlichen aus Formularen, einseitig und zweiseitig beschriebenen Arztbriefen, Durchschlägen, Handaufzeichnungen, farbigen Kurvendarstellungen, Negativen photographischer Aufnahmen und Farbszinitigrammen. Jährlich entstehen hiermit derzeit 20-22 laufende Meter Aktenmaterial, auf das nach Ablauf einiger Zeit nur noch relativ selten zurückgegriffen wird. Nach einigen Erhebungen beträgt dieser Anteil nach einem Jahr etwa 13 %, nach 2 Jahren 7 % und nach 3 Jahren weniger als 4 %. Zur Begrenzung des Archivraumes bot sich daher die Mikroverfilmung der Patientenakten an. dabei wurde von der zu Beginn der Verfilmung (1975) verfügbaren Technik ausgegangen. Wir nutzen die Planfilmtechnik (Mikrofiche), die sich im Verlaufe der Anwendung auch als praktikabel erwiesen hat. Die Nutzung der Planfilmtechnik setzt bei Betreiben einer hauseigenen Mikrofilmstelle einen hohen finanziellen und personellen Aufwand voraus. Der Umfang der zu verfilmenden Unterlagen rechtfertigt im eigenen Falle diese Investitionen jedoch keiner Weise, so daß sämtliche Verfilmungsarbeiten in Dienstleistung ausgeführt werden. Der gerätetechnische Aufwand beschränkt sich damit auf 2 Mikroplanfilmschränke mit einer Kapazität von je etwa 30000 Fiches und 3 Lesegeräte. Auf ein Rückvergrößerungsgerät R 100 kann im Bedarfsfall zurückgegriffen werden. Ausgehend von Voruntersuchungen wurde festgelegt, daß das Originalarchiv nach jeweils 3 Jahren verfilmt wird. Die Ablage erfolgte jährlich getrennt. Ordnungskriterien sind die ersten 7 Stellen der Personenkennzahl. Zur Vermeidung von Doppelbelegungen werden der Anfangsbuchstabe des Vornamens und der Nachname zusätzlich in das Titelfeld des Planfilmes gebracht. Da die Patientenakte in der Regel nicht mehr als 5-8 Seiten umfaßt, werden bis zu 5 Akten auf jedem Fiche untergebracht, das heißt, jede Zeile eines Fiches entspricht einer Patientenakte. Zur Verfilmung gelangen bis auf die Farbszintigramme, deren Übertragung auf Schwarz-Weiß-Film ungelöst ist, und die Fotografischen Aufnahmen, sämtliche patientenbezogenen Unterlagen. Während für die vorgenommene retrospektive Verfilmung der Jahrgänge 1969 bis 1975 ein erheblicher Aufwand notwendig war, beschränken sich die jetzt notwendigen Arbeiten auf eine Kontrolle der Akten hinsichtlich ihrer Vollständigkeit und das Schreiben der Titelkarten. Alle übrigen Bedingungen, die die Mikrofilmtechnik stellt, um zum Beispiel das Verwenden unterschiedlicher Farben bei Kurvendarstellungen möglich zu machen, werden von vornherein beachtet. Auf Grund der relativ späten Verfilmung ist der fehlende Zugriff zu den Akten während der Verfilmung (etwa 4 Wochen) tolerierbar. Angefertigt werden jeweils ein Planfilmnegativ (Sicherheitsarchiv) und ein Positiv für den Nutzer (Arbeitsarchiv). Die Aufbewahrung erfolgt getrennt. In jeweils einem Speicherschrank

(Grundfläche 50 x 70 cm) können die Akten von etwa 15 Jahren archiviert werden. Das Komprimieren der Unterlagen sowie die direkte Lesbarkeit der Ordnungskriterien führen zu einer rationellen Aufbewahrungsform. Für die Speicherung der laufenden Akten des ersten 3-Jahres-Zeitraums wird nur ein konstant großer Raum benötigt, dessen Grundfläche in unserem Beispiel etwa 20 m² beträgt. Die 7jährigen Erfahrungen mit etwa 45000 verfilmten Akten zeigen, daß für die hier beschriebene Aufgabenstellung eine sinnvolle Methode der Mikroverfilmung von Patientenakten auch auf Planfilmbasis möglich ist. Von einer weit zurückreichenden retrospektiven Verfilmung wird auf Grund des hohen Arbeitsaufwandes abgeraten. Zu Beginn der Umstellung des Archivs gab es Ablehnung sowohl bei den Ärzten als auch beim mittleren medizinischen Personal. Die laufende Verfilmung bereitet jetzt kaum Probleme, da die Akten mikrofilmgerecht angelegt sind und die Arbeit mit dem Mikrofilmspeicher erhebliche Vereinfachungen gegenüber dem Papierarchiv mit sich bringt. Die Ärzte erhalten grundsätzlich Mikrofilme zur aktiven Nutzung, da wir Ersatzverfilmung praktizieren. Die Reaktionen sind nun generell positiv; besonders geschätzt werden von den Nutzern die Möglichkeit des schnellen Zugriffs und die Sicherheit der patientenbezogenen Informationen.

Kreiskrankenhaus Forst (Lausitz)

Seit 1976 werden am Kreiskrankenhaus Forst durch eine eigene Abteilung Patientenakten mikroverfilmt. Zum Einsatz kommt der handelsübliche 16-mm-Rollfilm, der in selbsthergestellten Jackets (Filmtaschen) aufbewahrt wird. Der Verfilmungszeitpunkt ist nach der Entlassung des Patienten festgelegt, d. h., ein sogenanntes Zwischenarchiv wird nicht angelegt. Eine ausführliche Beschreibung des Systems kann den entsprechenden Publikationen von B. Lerche entnommen werden (6, 7). Das Mikrofilmarchiv befindet sich - rund um die Uhr zugänglich - in der Aufnahme des Krankenhauses. Auf Anforderung erhält der Arzt ein Diazoduplikat der betreffenden mikroverfilmten Patientenakte des letzten stationären Aufenthaltes. Das Haus ist mit ausreichend Lesetechnik bestückt, so daß Information dem Nutzer schnell zugänglich ist. Wenn auch der Gang zum Lesegerät als Nachteil empfunden wird, so ist doch die generelle Stellung der Ärzte und Schwestern zum Mikrofilm als positiv einzuschätzen. Die Arbeit mit dem Mikrofilm ist zur Praxis geworden. Besonders hervorgehoben wird die Zuverlässigkeit des Zugriffs zum Archiv, z. B. auch nachts bei ungeplanten Zugängen zur schnellen Diagnosefindung.

Diskussion und Schlußfolgerungen

An Hand der Erfahrungen des Bezirkskrankenhauses Schwerin und des Kreiskrankenhauses Forst konnte gezeigt werden, daß der Mikrofilm beginnt, seinen Platz bei der Speicherung und Bereitstellung patientenbezogener Informationen zu finden. Weitere medizinischen Einrichtungen der DDR werden die gewonnenen Erfahrungen nutzen (1, 3, 5).

Tabelle 1 Nutzeffekte beim Einsatz der Mikrofilmtechnik für die Speicherung patientenbezogener Informationen

  • Raumersparnis etwa 95 %

  • Verbesserung der Archivsicherheit

  • Schneller Zugriff

  • Ständige Aktualität der Speicher

  • Rationelle Speicherung von Informationen mit hoher Redundanz



  • Im Zentrum der Bemühungen bei der Einsatzvorbereitung der MFT sollte es dabei Ziel sein, einen hohen Nutzeffekt zu erreichen [(2), Tabelle 1]:

  • Betrachten wir die Raumnot in vielen Archiven medizinischer Einrichtungen. Der Mikrofilm schafft 95 % Raumersparnis! Die mikroverfilmten Patientenakten finden nun Platz z. B. in der Aufnahme der betreffenden medizinischen Einrichtung. Die patientenbezogene Information auf Mikrofilm kann sofort weitergereicht werden, da weite Wege zum Archiv entfallen.


  • Betrachten wir die Patientenakte selbst: Sie enthält beträchtliche Anteile von hoher Redundanz. Damit sind wesentliche Inhalte über EDV praktisch nicht sinnvoll oder unmöglich abspeicherbar. (Beispielsweise: Wie kann über EDV die Unterschrift unter einem Revers realisiert werden?) Der Mikrofilm zeigt die Schriftzüge originalgetreu.


  • Betrachten wir die Sicherheit in den medizinischen Archiven. Der Mikrofilm ist kopier- und duplizierbar. Das Negativ kann jederzeit in Sicherheit aufbewahrt werden. Für den Nutzer werden Kopien bzw. Duplikate zur Verfügung gestellt. Das heißt: Keine Akte kann verlorengehen. Das heißt: Mehrere Ärzte können gleichzeitig mit einer bestimmten Akte arbeiten ( z. B. für wissenschaftliche Fragestellungen, für die Lehre u. a.). Dabei steht jederzeit die patientenbezogene Information in der Aufnahme rund um die Uhr (auf Mikrofilm) zur Verfügung. Ohne Zeitverzug ist es für den diensthabenden Arzt möglich, die nötige Information aus der Krankengeschichte des Patienten zu erhalten.


  • Zusammenfassend kann gesagt werden, daß die bisher von den verschiedenen medizinischen Einrichtungen und dem Themenkomplex gewonnenen Erfahrungen eine Unterstützung der weiteren Einführung der MFT in der medizinischen Betreuung rechtfertigen. Die von der Arbeitsgruppe erarbeitete " „Empfehlung zum Einsatz der Mikrofilmtechnik zur Speicherung und Bereitstellung patientenbezogener Informationen“ sollte weitere Aktivitäten auslösen.

    Literatur

    1. Eckstein, D., und Harhoff, St.: Organisation 2 (1981), 40.
    2. - Mikrofilme und medizinische Betreuung - eine Einführung (in Vorbereitung)
    3. Harhoff, St., und Eckstein, d.: Dt. Ges.wesen 36 (1981), 1436.
    4. Karsten, U., und Havemann, L.: Probleme bei der Mikroverfilmung in der Nuklearmedizin. Vortrag, Reihardsbrunn 1977.
    5. Köhler, F. C., und Vesper, I.: Z. ärztl. Fortbild. 74 (1980), 870.
    6. Lerche, B.: Organisation 3 (1977), 35.
    7. - Organisation 6 (1977), 21.

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